Servicegericht

Medrie is de serviceorganisatie van huisartsen in de regio’s Flevoland, Hardenberg en Zwolle. Het bedrijfsbureau is een servicegerichte afdeling pur sang. In 2018 zijn verschillende nieuwe initiatieven opgestart. Roos Lagendijk, manager van het bedrijfsbureau vertelt over de ontwikkelingen en nieuwe diensten voor dagpraktijken. Peter van Haperen kijkt terug op het jaar van de AVG. Met de vergaarde kennis informeerde bij huisartsen in de hele regio over deze nieuwe wet.

Kennis delen

In 2018 is het bedrijfsbureau van Medrie anders ingericht. Er kwam één manager voor de verschillende bedrijfsonderdelen P&O, financiën, facilitair, ICT en kwaliteit. Hiermee was het bedrijfsbureau op dezelfde manier georganiseerd als de regio’s. Roos Lagendijk, manager bedrijfsbureau: “De eerste stap was om meer eenheid en gemeenschappelijkheid te creëren. En het werkt. Ik zie dat kennis steeds makkelijker gedeeld wordt. Collega’s weten elkaar beter te vinden.”

Roos Lagendijk

Start

Bij de start van het bedrijfsbureau is eerst gekeken naar de interne processen: “Om efficiënt en effectief te kunnen werken, is het belangrijk dat werkprocessen goed lopen. De basisondersteuning moet goed op orde zijn. Verder is er natuurlijk tijd besteed aan de onderlinge relatie en betrokkenheid tussen medewerkers. Al snel hebben we ook onze blik naar buiten gericht met de vraag: hoe kunnen wij als bedrijfsbureau de expertise en ondersteuning naar de regio’s en huisartsen optimaliseren”, vertelt Roos.


Kennis en ondersteuning voor dagpraktijken

Het bedrijfsbureau richt zich ook steeds meer op de dagpraktijken. De adviseurs binnen het bedrijfsbureau hebben een schat aan kennis op gebied van ICT, financiën, P&O en kwaliteit. “We kijken hoe we onze kennis en expertise kunnen inzetten voor de huisartsen en de dagpraktijken. We willen dat zij hiervan laagdrempelig gebruik kunnen maken. Hiervan hebben we al mooie voorbeelden. Een van onze HR-adviseurs heeft bijeenkomsten over personeelsbeleid verzorgd voor praktijkmanagers. En ICT-adviseur Gerard War heeft een dagpraktijk op Urk advies gegeven over de ICT-structuur (zie het verhaal hiernaast). Onze afdeling financiën heeft de vraag gekregen of zij de administratie voor een gezondheidscentrum kunnen verzorgen.”


Samenwerking benutten
Daarnaast worden er ook steeds meer lijntjes gelegd met collega-organisaties. Dit gebeurt vanuit verschillende disciplines en vaak rond bepaalde vraagstukken. “Door samen te werken, heb je het voordeel van schaalgrootte. Je bent dan voor leveranciers interessanter en je kunt meer invloed uitoefenen: dat is gunstig. Voorbeelden zijn de samenwerking met de Centrale Huisartsendienst Drenthe op het gebied van Afas (bedrijfssoftware) en het noordelijk ICT-overleg voor de aanschaf van een nieuw Hapis (huisartsenpostinformatiesysteem).”

Gerard War

Project Huisartsenpraktijk Het Dok op Urk


ICT is voor veel dagpraktijken lastig: ‘Het moet gewoon goed geregeld zijn’. Vaak is er een wirwar aan middelen en functionaliteiten en is niet helder welke contracten er liggen. Medrie heeft goede adviseurs die kunnen ondersteunen en ontzorgen bij het helder krijgen van het ICT-landschap, zodat de praktijk er zelf weer mee verder kan.
Gerard War, ICT-adviseur van Medrie: “Binnen huisartsenpraktijk Het Dok op Urk bestond de wens om meer inzicht te krijgen in beschikbare ICT-middelen, functionaliteiten en afgesloten contracten. Samen met de praktijkmanager van Het Dok heb ik een inventarisatie uitgevoerd: wat is er, welke dubbelingen zijn er, wat zijn de wensen, etc. Het grafische overzicht dat we maakten, geeft een duidelijk beeld van onder andere fragmentering op het gebied van plannen en roosteren. De eerste vervolgstap is inmiddels gezet. We gaan kijken naar een meer integrale oplossing op het gebied van plannen en roosteren."


"Mooi dat we onze kennis konden inzetten voor de huisartsen"

Ruim voordat de nieuwe AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht werd, had Peter van Haperen, functionaris gegevensbescherming bij Medrie, zich al verdiept in de materie: “Ik vind het belangrijk om te weten wat de bedoeling van een dergelijke wet is. Pas dan kun je ook werken in de geest van de wet. En niet alleen klakkeloos allerlei regeltjes toepassen.” De vraag vanuit de huisartsen om hen meer te vertellen over de AVG nam hij dan ook met beide handen aan. “Wat ik voor Medrie had uitgezocht en ontwikkeld, wilde ik graag ter beschikking stellen aan onze huisartsen.”

De vraag

Peter blikt terug op het hele proces: “De AVG was al in 2016 aangenomen. Pas twee jaar later, vanaf 25 mei 2018, zou deze in werking treden. Door berichtgevingen in de media over torenhoge boetes werd iedereen in de eerste maanden van 2018 een beetje zenuwachtig. Binnen Medrie waren we al vanaf 2017 aan de slag met de AVG. Wat houdt deze wet precies is. Wat betekent dat voor ons? En welke maatregelen moeten we nemen.” Ergens in het voorjaar van 2018 wordt Peter benaderd door het Zwolse overleg van praktijkmanagers met de vraag of hij hen wat meer informatie wil geven over de AVG. Daarna volgden verschillende bijeenkomsten voor huisartsen en praktijkmanagers over het onderwerp.

Peter van Haperen

Met stip op 1: bewustwording

“Wat ik in het hele traject belangrijk vond en vind, is dat medewerkers en huisartsen snappen waarom deze wetgeving er is. Dat ze zich bewust zijn van de gevaren die bijvoorbeeld het huidige internet met zich meebrengt voor de bescherming van persoonsgegevens. Ik begon de gesprekken bijvoorbeeld met de vraag: 'Hoe lang kun je zonder het HIS (huisartseninformatiesysteem)? 1 uur? 1 dag? 3 dagen? Iedereen is enorm afhankelijk van internet en van data en daarin schuilt het gevaar. Dé dreiging van dit moment is cybercriminaliteit. Een puber van 14 is in staat om binnen drie minuten hele systemen bij banken of de overheid plat te leggen. Denken jullie dat dit in jullie praktijk kan gebeuren? En dan?’ Dat werkte wel als een eyeopener. Vervolgens gaat het erom hoe je wat kunt doen aan dit gevaar. Dat kan alleen maar door grip te krijgen op je eigen situatie. En daarvoor is de AVG bedoeld.”

Kennisbank

"Ik vind het mooi dat Medrie op dit onderwerp kon functioneren als kennisbank voor huisartsen. Tijdens de bijeenkomsten en tijdens verschillende praktijkbezoeken heb ik hen bijgepraat over het onderwerp. Daarnaast hebben we bijvoorbeeld ook model-verwerkersovereenkomsten en allerlei handreikingen ter beschikking gesteld aan onze huisartsen. Hoefden zij dat niet allemaal zelf te gaan doen. Wet- en regelgeving stopt niet, er komt steeds nieuwe bij. Zo krijgen we bijvoorbeeld in 2020 te maken met de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabgz). Voor de toekomst hoop ik dan ook dat huisartsen vroegtijdig met hun vraag bij Medrie komen. Zodat wij ons samen kunnen voorbereiden op de effecten en consequenties.”